Numériser pour se libérer des papiers

...et réduire ses archives à une simple étagère



Nos archives papier tiennent aujourd'hui dans 12 chemises et 2 grosses boîtes contenant nos bulletins de salaire. L'ensemble tient sur une étagère de 30 cm de largeur.




Vous en rêvez ? La clé c'est nu-mé-ri-ser. Comme le dit Joshua Fields Millburn des Minimalists américains, si l'on doit acquérir un objet physique qui apportera de la valeur à sa vie, c'est bien un bon scanner.


Les documents à conserver sont aujourd'hui progressivement transmis sous forme numérique, en attendant une généralisation nous sommes nombreux à avoir entassé des quantités conséquentes de documents sous forme papier.


Avant de se lancer dans la numérisation, on aura fait le tri dans ses papiers : on peut s'en tenir à conserver uniquement les documents originaux suivant leur date de conservation légale, comme indiqué sur le site du Service public.


Même si on garde les originaux papier obligatoires, il est également très utile d'en avoir une copie numérisée. Pas besoin de retourner chercher dans les dossiers. Le document, s'il est bien rangé, est prêt à être consulté directement sur ordinateur et envoyé à un tiers si besoin.




Mais on peut aussi avoir envie de conserver d'autres documents pour en garder trace : évolution de sa consommation d'eau et d'électricité, factures de mobilier pour revente, bulletins scolaires de ses enfants, souvenirs, etc. On peut donc les scanner puis les supprimer et ainsi libérer une place conséquente dans son habitat.


Bien sûr, il faut penser à en faire une copie, sur disque dur ou un autre ordinateur de la maison par exemple. En cas d'avarie (incendie, inondation, cambriolage...) prévoir une sauvegarde sur un disque dur confié à un tiers de confiance, une clé USB sur son porte-clés ou dans son sac, au bureau, sur le Cloud... selon ses préférences et ses exigences de confidentialité. Ainsi, les documents importants, officiels ou non, ne seront jamais perdus.


Attention à la pollution numérique cependant : si on sauvegarde sur le Cloud, il faut penser à faire le tri régulièrement pour ne pas surcharger les serveurs. Selon l'Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie, les émissions de CO₂ liées à la pollution engendrée par les nouvelles technologies sont dues pour moitié à la fabrication de nos équipements informatiques et pour moitié au fonctionnement d'internet, incluant le stockage des données ! 


Alors il va falloir se réserver un peu de temps : une semaine de vacances pendant laquelle on n'a pas prévu de partir, une demi-journée chaque week-end, une heure chaque soir, comme on veut mais il faut que ce soit régulier pour voir son travail avancer et ne pas se décourager. C'est un travail un peu fastidieux mais quel soulagement ensuite, quel sentiment de liberté retrouvée...



Une fois tous ses papiers triés et numérisés, il n'y a plus qu'a traiter les documents entrants au fur et à mesure et à scanner ceux que l'on souhaite garder, archiver ceux qu'il est obligatoire de conserver et détruire les autres. On peut simplement découper les parties confidentielles en petits morceaux dans la poubelle et mettre le reste au recyclage.  Et pour la suite, prendre le temps d'aller dans ses espaces clients pour demander à recevoir les documents par mail et non plus par courrier, ce sera toujours ça de moins à scanner...


Petit rappel important : un document scanné n'a pas de valeur juridique, donc il est important de conserver les documents originaux obligatoires (liste sur Service-Public.fr). Parmi les documents numériques, seuls ceux transmis par les organismes via courrier électronique ont valeur légale. Suivant l'article 1316-1 du Code Civil, "L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité."


Pour s'y retrouver dans ses documents numériques, il est évidemment indispensable qu'ils soient organisés sur ordinateur comme ils le sont dans les chemises contenant les documents papier, l'idéal étant de construire une arborescence à l'identique des dossiers papier et de bien nommer les fichiers. L'Office Organiser est spécialisé dans ces tâches, n'hésitez pas à faire appel à lui pour vous guider dans votre passage au numérique !



Olivia pour


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