Noyé(e) sous les papiers ?

Un chouia de méthode et vous y arriverez !



"J'ai des tas de papiers et des archives partout, je garde tout et tout est en désordre".

"Chaque fin de mois je suis en stress, la peur d'être dans le rouge, je perds des factures en les laissant traîner n'importe où".

"Je vais à la boîte aux lettres à reculons, peur d'une énième facture ou pire : d'un rappel de facture. Je planque tout dans un tiroir et advienne que pourra".

Vous vous reconnaissez ? C'est un peu exagéré, c'est vrai. Mais ça pourrait finir comme ça si vous n'y prenez garde. Dîtes-vous que ça, c'était avant. Plus jamais vous ne serez noyé sous les papiers, basta fini !


Cela peut paraître une tâche incommensurable, interminable, mais non. Si vous avez un peu de temps devant vous, ou si vous décidez de prendre ce temps, c'est le moment. Choisissez la méthode "machine de guerre" en y consacrant un week-end ou une semaine entière, suivant l'ampleur de la tâche. Sinon optez pour la méthode douce : une heure ou un paquet de papiers par jour.


Voici la marche à suivre pour commencer :


  • Faîtes une recherche "Papiers à conserver Service public" sur internet et imprimez la liste, c'est la seule qui soit fiable, vous pouvez même recevoir les mises à jour. Imprimez-la et gardez-la précieusement, vous l'afficherez près de votre chantier de classement.


  • Choisissez un endroit un peu isolé où vous pourrez installer vos archives, dossiers, tas de papiers et les y laisser un petit moment (ou long moment, suivant vos disponibilités). Regroupez tous les papiers qui traînent dans la cuisine, dans l'entrée, le séjour et le salon, n'oubliez rien.


  • Procédez au tri : faîtes des tas par catégorie, rapidement sans lire ni réfléchir, en vous inspirant des catégories de la liste que vous avez imprimée. Si les tas sont trop gros, faîtes des sous-catégories : Logement / Eau, Electricité, Gaz, Internet, Equipement - Travail / Contrats Monsieur, Contrats Madame, Paies Monsieur, Paies Madame - etc.


  • En même temps, vous pouvez supprimer les factures et tous documents reçus par mail que vous avez imprimés, car ils n'ont aucune valeur juridique. Si vous avez gardé le document numérique bien sûr ! C'est lui qui fait foi et qu'il faut conserver précieusement sur votre ordinateur - car il faut pouvoir le retrouver aussi...


  • Ensuite, vous n'aurez plus qu'à reprendre chaque tas, à le ranger par ordre chronologique et à éliminer les documents ayant dépassé la date de conservation légale. Au risque de vous décevoir, je ne rentre pas plus dans les détails concernant le tri des papiers - eh oui c'est mon cœur de métier, je ne peux pas tout dévoiler...



Après cela seulement, vous pourrez acheter les contenants en quantités et dimensions adaptées et les ranger dans un endroit accessible, pour vous donner envie de ranger au fur et à mesure que vous recevrez d'autres documents. Je préconise les chemises et boîtes archives plutôt que les classeurs et pochettes, qui demandent plus de manipulations et risqueraient de décourager la poursuite de votre classement.


Pour votre gestion administrative courante, vous disposerez une bannette à courrier ou mieux un porte-revues vertical, dans un endroit de passage afin qu'il soit bien visible. Vous y déposerez systématiquement tous les documents entrants et les traiterez 1 fois par semaine minimum. C'est le délai qui vous permettra d'y passer un temps raisonnable et de ne plus vous laisser déborder !


Maintenant, vous pouvez aussi manquer de temps, être paralysé par l'ampleur de la tâche ou développer un urticaire lorsqu'on vous parle d'administratif. Dans ce cas, n'hésitez pas à faire appel à un expert en la matière. Comme on fait appel à un peintre ou un coiffeur à domicile par exemple, il n'y a aucun problème à faire intervenir chez soi un professionnel afin d'effectuer une tâche pour laquelle on n'a pas le temps, la compétence ni l'appétence. Un Office Organiser réalisera cette opération avec vous, en toute  confidentialité et sans aucun jugement.



Olivia pour



54 vues

©2020 par Olivia Les Choses en Ordre - Créé avec Wix.com

NANTES