Dans le cadre de mon ancien emploi, j'ai été en charge des commandes de fournitures de bureau pendant une quinzaine d'années, ainsi que de l'archivage des classeurs d'affaires et de leur externalisation. Autant vous dire que j'ai une petite expérience des systèmes de classement...
A la maison, j'ai également testé différents systèmes, pour enfin décider de mon classement idéal et définitif il y a quelques années. Chaque changement de méthode m'a permis d'effectuer un tri substantiel et d'avoir aujourd'hui un classement de papiers qui tient sur une étagère.
Voici donc mon avis sur les meilleures options qui s'offrent à nous en matière de classement et d'archivage des documents professionnels et personnels.
L'idéal pour le classement professionnel
Pour les documents en cours :
Les corbeilles à courrier superposables ou porte-revues verticaux, étiquetés "A TRAITER", "EN COURS" et "EN ATTENTE".
A l'intérieur, des sous-chemises nommées ou pochettes-coin translucides pour les différents sujets.
Ces documents ne doivent surtout pas être rangés dans des classeurs, au risque d'être oubliés.
Pour les documents traités :
Les dossiers suspendus, dans des armoires ou tiroirs, identifiés sur la tranche. A défaut, des boîtes ou chemises à élastiques rangées verticalement, elles aussi étiquetées sur la tranche.
A l'intérieur, des chemises avec sous-chemises pour les sous-catégories.
Les classeurs sont à éviter : trop de manipulations, de poids, de déformation des documents, sans compter les perforations à faire et qui abîment les documents originaux ou qui demandent l'usage de quantités de pochettes, compliquant ensuite l'archivage.
Pour les documents archivés :
Le plus simple est de transférer directement les chemises et sous-chemises (ou avec les intercalaires des classeurs, si c'est la solution adoptée) dans des boîtes-archive à montage automatique (plus rapide), bien identifiées.
On range ensuite les boîtes sur des rayonnages ouverts dans un espace dédié (organisé et catégorisé) si cela est possible. Sinon dans des armoires, ou dans le bureau de chacun.
Lorsqu'on n'a plus de place, on peut faire appel à une société spécialisée qui stockera ces boîtes pour nous. Dans ce cas, il sera nécessaire de dresser au préalable un inventaire précis. Il est possible d'en faire rapatrier en cas de besoin - bien évidemment ce n'est pas gratuit. Dans l'idéal, scanner les documents au fur et à mesure avant archivage permet de ne rappeler que les originaux si nécessaire.
Il est bon de vérifier le délai légal de conservation des documents professionnels sur le site du Service Public : inutile en effet de stocker ou même de payer un prestataire pour conserver des archives périmées ! Attention de préserver la confidentialité en passant les documents échus au destructeur de papier.
Le top pour le classement personnel
Pour les documents en cours :
Une à deux corbeilles superposables ou un porte-document vertical avec quelques pochettes-coin si besoin.
Pourquoi pas aussi un trieur, permettant de classer par catégorie.
A placer dans un endroit de passage pour ne pas oublier et à traiter une fois par semaine au minimum - histoire de ne pas se laisser déborder.
Pour les documents traités :
Des boîtes et chemises à élastiques (suivant l'épaisseur des dossiers), identifiées sur la tranche et rangées verticalement.
Un classeur à soufflet, pour un petit nombre de dossiers seulement car les documents se retrouvent vite serrés et peu accessibles.
Concernant les classeurs, même remarque que dans la partie professionnelle : à éviter.
Pour les documents archivés :
A transférer dans des chemises et sous-chemises nommées, puis dans des boîtes-archive, étiquetées lisiblement sur la tranche.
Si nécessaire... En respectant les délais de conservation légaux, les dossiers restent peu épais et peuvent rester dans les boîtes et chemises. D'où l'intérêt de classer par thème plutôt que par année, les délais légaux n'étant pas les mêmes suivant les catégories.
Voilà mon humble avis ! À mon sens, le plus simple est ce qui fonctionne le mieux. Mais peut-être avez-vous déjà mis en place un autre système qui vous convient mieux ? N'hésitez pas à m'en faire part, je suis preneuse de toutes nouvelles idées...
Olivia pour
