Optimisez votre organisation pour travailler plus sereinement.
Que l'on travaille de chez soi ou au bureau, on a parfois tendance à s'éparpiller, à vouloir faire plusieurs choses en même temps, à donner la priorité à l'urgent au détriment de l'important : c'est la panique.
Résultat : on perd du temps, la qualité de son travail en pâtit, générant colère et frustration. Le niveau de stress déjà ressenti augmente encore, avec des conséquences psychiques parfois lourdes.
Bien sûr, on connaît les recommandations à suivre et on essaie de s'organiser tant bien que mal, mais dans l'urgence le naturel reprend vite sa place et les bonnes résolutions sont vite oubliées...
Je vous propose aujourd'hui 20 trucs pour optimiser votre temps au travail, nouveaux ou à titre de rappel.
Précision importante : le but n'est pas de vous permettre d'absorber une charge de travail encore plus importante mais de mener à bien vos tâches plus sereinement et de façon plus gratifiante.
On oublie sa messagerie et la tentation de traiter chaque mail à réception ; on fixe 2 créneaux par jour pour y répondre posément, en fin de matinée et en fin d'après-midi par exemple.
On met ses notifications personnelles sur silence : mails, appels, réseaux sociaux etc. qui seront consultés pendant les pauses et on donne à ses proches son numéro fixe au bureau pour les cas d'urgence.
On groupe les tâches : comme pour le traitement des mails, on se réserve des créneaux pour les photocopies et numérisations, dépôts au courrier etc. en prévoyant une corbeille avec des pochettes à cet effet.
On trie ses documents traités au fur et à mesure avant de les ranger : est-il vraiment utile de le garder et où ira-t-on le chercher, sous forme papier ou numérique ?
On organise son bureau par zones et catégories : papeterie et fournitures de bureau, outils technologiques, documentation, archives, dossiers suspendus pour les documents courants etc. Les gestes sont plus fluides et on trouve ce dont on a besoin immédiatement.
On distingue l'urgent de l'important, qui passe souvent après et finit par être traité en retard, bâclé ou zappé : on prend du recul avant de se jeter sur les sujets "urgents" et on prévoit des créneaux pour le travail de fond.
On fait une chose à la fois : contrairement à ce qu'on veut croire, le multitasking n'est pas efficace ; il génère une perte de temps en passant d'une tâche à l'autre et le travail est moins bien fait par manque de concentration.
On ne laisse rien traîner sur le bureau : tout document autre que celui dont on a besoin pour la tâche en cours déconcentre et fait perdre du temps.
On numérise au maximum et au fur et à mesure : tout est disponible sur l'ordinateur pour consultation ou transmission immédiate par mail.
On intitule clairement les documents, avec des mots-clé que l'on tapera naturellement lors de ses recherches.
On crée une arborescence simple pour trouver ses documents rapidement, en utilisant des catégories génériques, sans multiplier les sous-dossiers.
On sort un dossier à la fois : inutile de garder un dossier ouvert en attente au risque de créer des piles ; mieux vaut le noter dans sa to-do list et le ranger systématiquement.
On limite l'entrée des documents physiques et numériques : on informe gentiment ses collègues lorsqu'on n'est pas concerné par un sujet, on demande à ne plus être destinataire de certains courriers, on se désabonne des newsletters inutiles, etc.
On planifie les priorités du jour à boucler pour quitter le travail satisfait, cela permet de rester focus et oblige à ne pas se laisser distraire.
On crée des blocs de temps dans son agenda hebdo pour chacune de ses activités : production, commercial, gestion, comptabilité, planification etc.
On tient un calendrier des tâches récurrentes à effectuer chaque mois avec des rappels automatiques.
On note les demandes reçues au fil de la journée pour ne pas s'interrompre dans ses tâches de fond, dans un cahier ou dans sa liste de tâches mais toujours au même endroit.
On limite les supports : pour ne pas s'éparpiller on utilise un seul calendrier, une seule liste de tâches et un seul cahier de notes, en bannissant les Post-it et feuilles volantes.
On s'oblige à faire des pauses régulières pour ne pas s'engourdir ni diluer son attention : une pause courte toutes les 90 minutes ou une pause plus longue par demi-journée par exemple.
On fait barrage aux interruptions en consultant mes 3 articles précédents intitulés "Se protéger des interruptions : Au bureau - En télétravail avec enfants et conjoint - En télétravail avec famille et amis" (tapez "interruptions" dans la barre de recherche pour les afficher).
Et pourquoi pas se fixer des rappels pour chaque nouvelle habitude à adopter ?
Essayez au moins pendant 21 jours, période nécessaire en moyenne pour qu'un changement devienne un automatisme.
Si passé ce délai elle n'est pas ancrée, c'est qu'elle n'est pas adaptée et nécessite des aménagements.
Si elle est acquise, vous pouvez ajouter une nouvelle résolution à votre routine de travail et c'est reparti pour 21 jours...
Olivia pour
